Reforma Tributária muda a operação dos supermercados e exige preparação além do fiscal

A perda média dos supermercados brasileiros ficou em 1,82% do faturamento em 2025, segundo a Pesquisa de Eficiência Operacional 2026 da Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS). Em um setor que trabalha com milhares de produtos, alto giro e margens controladas, a Reforma Tributária do Consumo acrescenta uma nova camada à gestão. A mudança não ficará restrita ao departamento fiscal. Preço, compras, estoque, tecnologia, fornecedores, crédito tributário e planejamento financeiro também entram nessa conta.

Para Vanderlei Goulart, contador e diretor-presidente da Meta Assessoria Empresarial, empresa especializada em soluções contábeis e fiscais para o varejo supermercadista, a preparação precisa acompanhar a realidade de cada operação.

“O supermercadista já administra um negócio complexo todos os dias. A reforma não precisa ser tratada como uma mudança que acontece de uma vez. É possível organizar por etapas, começar pelo que mais pesa no resultado e avançar com informação”, afirma.

Em 2026, primeiro ano de testes do IBS e da CBS, as empresas já começaram a adaptar documentos fiscais e sistemas. A transição seguirá gradualmente até 2033, o que significa que os supermercados terão de conviver durante alguns anos com mudanças em regras, tributos e processos. O desafio será entender como cada alteração afeta a operação antes de ela aparecer no preço final.

Preço e margem entram na revisão

Um dos primeiros pontos está na formação de preços. Como os produtos poderão ter tratamentos tributários distintos, aplicar um mesmo percentual de ajuste sobre toda a loja tende a ser insuficiente. A análise deverá considerar custo da mercadoria, tributação, possibilidade de crédito e margem efetiva por categoria.

“Não basta olhar quanto o produto custa na compra e quanto é vendido. O supermercado precisa saber quanto aquela venda realmente deixa de resultado depois de considerados todos os componentes da operação. Isso ajuda a evitar tanto uma perda de margem quanto um reajuste desnecessário para o consumidor”, explica Goulart.

Essa revisão passa diretamente pelos cadastros fiscais. NCM, classificação tributária, descrição das mercadorias e regras aplicáveis precisam estar corretas e atualizadas. No varejo alimentar, esse trabalho ganha importância porque nem todos os produtos terão o mesmo tratamento. A legislação prevê alíquota zero de IBS e CBS para itens da Cesta Básica Nacional de Alimentos e redução de 60% para determinados alimentos destinados ao consumo humano, conforme as classificações estabelecidas.

Para operações com milhares de SKUs, a recomendação é priorizar. Produtos de maior giro, categorias que concentram faturamento e mercadorias com tratamento tributário específico podem ser revisados primeiro.

“Tentar conferir todo o cadastro ao mesmo tempo pode tornar o processo difícil de administrar. A empresa ganha eficiência quando identifica o que é mais relevante para o resultado e estabelece uma sequência de trabalho”, diz o especialista.

Créditos e fornecedores mudam a lógica das compras

Os créditos tributários são outra parte importante dessa equação. Com a não cumulatividade de IBS e CBS, as aquisições passam a ter reflexo direto sobre os créditos que poderão ser utilizados pela empresa, dentro das regras previstas na legislação. Na prática, isso amplia a análise realizada na hora de comprar.

Preço, prazo e desconto continuam importantes, mas deixam de contar toda a história. A documentação fiscal, o enquadramento da operação e seus efeitos sobre os créditos também podem interferir no custo final.

“É um movimento que aproxima ainda mais compras e fiscal. Não significa transformar cada negociação em uma discussão tributária, mas entender que duas propostas comerciais semelhantes podem produzir resultados diferentes quando todo o efeito da operação é considerado”, afirma Goulart.

A relação com os fornecedores também merece revisão. Bonificações, descontos, verbas comerciais, condições de pagamento e contratos precisam ser avaliados à luz das novas regras. Fornecedores estratégicos ou responsáveis por categorias relevantes podem ser priorizados nessa análise, permitindo ao supermercado identificar antecipadamente possíveis impactos sobre custo, crédito e margem.

Sistemas e áreas precisam trabalhar juntos

Outro ponto central é a tecnologia. A adequação não termina na atualização do sistema emissor de notas fiscais. ERP, frente de caixa, estoque, compras, fiscal e financeiro precisam trabalhar com informações compatíveis. Se um produto recebe uma classificação no cadastro fiscal e outra na frente de caixa, por exemplo, o problema pode percorrer toda a operação.

Por isso, além da atualização tecnológica, será necessário testar processos reais. Vendas, devoluções, cancelamentos, entrada de mercadorias, transferências e outras rotinas precisam ser verificadas para confirmar se as informações chegam corretamente de uma área à outra.

“O fornecedor de software tem um papel importante, mas a empresa também precisa testar a própria operação. A reforma pode inclusive ajudar a identificar cadastros desatualizados, processos manuais ou informações que hoje não estão integradas”, afirma o consultor.

Essa integração entre áreas será uma das principais mudanças de gestão durante a transição. O fiscal acompanha a legislação, compras negocia com fornecedores, o financeiro administra caixa e pagamentos, a tecnologia mantém os sistemas e a direção acompanha a rentabilidade. Nenhuma dessas áreas, isoladamente, consegue enxergar todo o impacto da reforma.

Uma alternativa é estabelecer uma rotina interna de acompanhamento, com responsáveis definidos para cadastro, preços, fornecedores, créditos e sistemas. Entre as decisões que já podem ser tomadas estão mapear as categorias de maior peso no faturamento, revisar os cadastros prioritários, simular margens, testar sistemas e identificar fornecedores que exigem análise mais detalhada.

“A principal vantagem de começar agora é poder corrigir aos poucos. Quanto mais cedo gestão, fiscal, compras, financeiro e tecnologia trabalharem com as mesmas informações, maior será a capacidade do supermercado de atravessar a transição sem perder de vista aquilo que sustenta o negócio: preço competitivo, margem e eficiência operacional”, conclui Goulart.